Planear la implementación de un sistema computarizado

Los sistemas computarizados son creados para automatizar las tareas y procesos y facilitarnos el trabajo, pero planear su implementación es fundamental para evitar errores, retrasos y retrabajos.

Planear la implementación de un sistema computarizado, dependiendo de su tamaño, puede ser un asunto simple hasta algo complejo. Cada proveedor del sistema computarizado debe conocer la metodología mas adecuada para facilitar el proceso e incluso brindar el servicio de consultoría necesario para realizar dicha implementación.

Afilar la Sierra

En algunas ocasiones las empresas tienen la necesidad de automatizar tareas o procesos. Eso sin duda, tiene un efecto positivo a largo plazo en cuestión de costos y eficiencia, sin embargo, no se toman el tiempo de hacerlo porque tienen “mucho trabajo”.

Basado en el libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, hay una breve historia del leñador y su sierra. Ese historia cuenta que…

“Había un leñador que fue contratado y era muy entusiasta. El primer día de trabajo cortó 18 árboles y se puso la meta de cortar cada día un árbol mas. Sin embargo, al siguiente día solo cortó 15 árboles y cada día de esa semana cortó uno o dos árboles menos que el día anterior. Apenado, va con su patrón a pedir la renuncia porque no estaba produciendo lo que se supone que debía. Al hacerlo, el patrón le pregunta ¿Cuando fue la última vez que afilaste tu sierra?. A lo que el leñador le responde – No tenía tiempo, estaba demasiado ocupado cortando árboles”.

Esa misma historia se podría estar repitiendo dentro de la empresa farmacéutica. No se tiene el tiempo de automatizar porque “están muy ocupados” repitiendo la misma tarea una y otra vez. Cuando esto podría a largo plazo mejorar los procesos, así como ahorrar tiempo y dinero.

Desarrollo del Plan de Implementación

Desarrollar y ejecutar puntualmente un plan para la implementación del sistema computarizado con:

• las actividades a realizar
• los responsables
• así como los tiempos establecidos

es absolutamente necesario para hacerlo con éxito.

En conjunto con el proveedor del software deberán elaborar un plan. Dicho plan debe definir claramente tanto las responsabilidades del proveedor, así como las responsabilidades de la empresa que implementa el sistema.

Presupuestar a Tiempo

Un aspecto fundamental al planear la implementación de un sistema computarizado es el presupuesto. Normalmente el presupuesto se debe preparar con al menos 3 meses de anticipación, aunque hay empresas que lo hacen con más tiempo. Para eso es conveniente tener la cotización actualizada y revisar los últimos cambios o mejoras al software que estamos evaluando. Un buen proveedor de sistemas computarizados siempre está mejorando los sistemas que ha desarrollado.

Otro aspecto importante del presupuesto es ejecutarlo en tiempo y forma, ni antes ni después. Esto ayuda a las áreas financieras a tener una mejor control de los gastos.

Capacitación

Debe darse un tiempo para analizar el tipo de capacitación necesaria para el uso del nuevo software. La capacitación puede ser en sitio o remota. Debe considerar el número de personas que participarán a la misma así como el número de sesiones.

Soporte

La empresa que le provea del sistema computarizado deberá brindarle la oportunidad de tener una póliza de soporte que le garantice que va a estar presente cuando la necesite (tal como lo establece la NOM-059-SSA1 en los puntos de validación) por los medios acordados, tales como, correo electrónico, línea telefónica, chat en línea, video conferencias, acceso remoto y/o visitas en sitio.

Así que planear la implementación de un sistema computarizado se convierte en una tarea sencilla cuando hay orden y buena guía por parte de la empresa y por parte del proveedor que le ofrece el sistema.